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FRACTAがリモートワークで実践していること

こんにちは、FRACTA広報の花沢です。まもなく緊急事態宣言の期限、5月6日がやってきますね。しかしながら現状では自粛延長の見方が強まっています。もし仮に解除されたとしても、働き方がすぐ元通りになることはないでしょう。そうしたなかでは、リモート環境下で効率よく仕事をするための知識や方法を知っていることはとても大切です。

FRACTAでは2月末よりリモート体制に移行しており、ちょうど2ヶ月が経ちました。そこで整理も兼ねて、弊社がこれまでリモート環境下において取り組んできたことについてお話ししようと思います。

すでに他社さんが紹介している内容と同じものもあるかもしれませんが、これからリモートを実施する企業さんや、すでに実施しているけど課題を感じている企業さんの参考になれば幸いです。

前提:BCP(事業継続計画)に基づいた環境整備

お話しする前にまず前提として、FRACTAでは2011年3月11日に起きた東日本大震災を機に、リモート環境下でも組織が機能するよう環境整備を実施していました。(デスクトップからノートPC貸与への切り替えやVPN設定など)これによりリモート体制移行への判断も、比較的はやい段階で踏み切ることができました。

それではここからはすでにリモート体制の基盤がある企業として、実際のリモートワークにおけるポイントについてお伝えしていきたいと思います。

FRACTAで実践しているリモートワークのポイントは4つあります。

1. 同時編集可能なGoogleツールの活用で効率化

Googleツールの特徴はいずれも複数人でアクセスしてリアルタイムで同時編集できることにあります。これは各種ファイルがGoogleドライブ(クラウド)に保存されるためで、ファイルのURLさえ共有すればすぐにアクセスして編集することができます。

FRACTAではこれを活用して、ZOOMなどでのオンライン会議では資料内容やスケジュールなどの変更を随時反映させています。Wordなどを画面共有でみせながら修正することもできますが、その場合は共有している本人しか編集ができません。話していることを当人がそのままに書き込んでいけるのがGoogleツールの大きなメリットです。なお、変更した内容は自動保存されていきますが、編集履歴が残るため修正前の状態を復元することも可能です。

特に図表やデザイン修正などのイメージをかたちにしていく作業は、意見を聴きながら調整できるので細かい修正もしやすく、認識の違いや言葉の齟齬も生まれにくくなります。

WordをはじめとするMicrosoft Officeを利用している企業さんにはなじみがないかもしれませんが、機能的には以下のように比較され、ほぼ同じ作業を行うことができます。(細かい部分ではできないこともあります。)

Microsoft Office  →     Googleツール
Word        →   Googleドキュメント
Excel        →   Googleスプレッドシート
PowerPoint      →   Googleスライド

2. ハングアウトとZOOMの使い分け

オンライン会議ツールとしてよく知られるZOOMですが、FRACTAでは以下のようにハングアウトと使い分けています。

ZOOM・・・クライアントとのお打ち合わせ
ハングアウト・・・社内のMTG

ZOOMはチームごとに有料アカウントを持っているので、ハングアウトの使用でMTGのバッティングなどを防いでいます。ハングアウトはグーグルカレンダーにMTGを設定すれば、「Google Meetに参加する」からすぐに接続できるのが便利です。(アプリ導入不要)

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▲ 社内使用例。カレンダーからすぐ入れるのが楽です!

また、ZOOMは終業後の社内飲み会でも使われています。こちらはぜひ企画者にし村の記事をご覧ください!

3. Slack上に情報チャンネルと雑談チャンネルを設置

FRACTAではこれまでちょっとしたお知らせや個人が気になっていること、業界ニュースなどはFacebookが提供している「Workplace」に投稿していましたが、これを廃止して新たにSlack内に情報チャンネルと雑談チャンネルをつくりました。

情報チャンネル

まず情報チャンネルには、大きく分けて2つの種類があります。

ひとつは、外部の関連ニュースをまとめてチェックできるものです。こちらはRSSで連携させた情報を種類ごとにチャンネル化し、取得したい情報にアクセスしやすくしています。FRACTAでは現在ブランド系、デザイン系、テック系(ここはさらにShopifyとその他で分かれています)とざっくり3種類ほどに分かれています。

もうひとつは、FRACTAメンバーが気になる話題やニュースを投稿するものです。こちらはメンバーが投稿した話題に対して他のメンバーがレスポンスを返すことも多く、受動的な前者と比較すると活発な情報交換が行われます。ヘッドライン(いろんな話題)、グルメ、そして社内報に分かれています。

雑談チャンネル

雑談チャンネルは上記以外の、日常のささいなできごとや気になることを投稿するものです。これはリモート環境になってから代表の河野が作成してくれたチャンネルです。(河野さん、ありがとうございます!)

ここではおうちでの工夫や応援しているブランドの商品情報まで、さまざまな話題が毎日投稿されています。先日は晩ご飯の献立アイディア募集があり、女性スタッフが多いFRACTAでは(全体の約7割が女性です。)ここ最近で一番の盛り上がりをみせていました。笑

4. 必要物資とおやつの自宅配送

オンライン上での対策や工夫は会社として対応していますが、自宅環境の整備は各スタッフに委ねられます。それでもオフィス環境に近い状態で仕事ができるように、PCまわりのアイテムからディスプレイ、オフィスチェアなどさまざまな備品が自宅で使えるように手配をしています。FRACTAではそのような備品だけでなく、「おやつの配送」も実施しています。会社と同じくほっと一息つく時間を自宅でもつくってもらうため、ちょっとした余白時間を楽しんでもらうための施策です。

もともとFRACTAでは「サシイレ太助」というサービスを利用しており、月2回オフィスにおやつが届けられていました。サシイレ太助は、食料品や日用品などの応援物資をお届けしてくれるイノベンチャーさんの差し入れ応援サービスです。現在はリモートワークお太助プランがあり、これを利用してリモート環境下でもスタッフへ届けられるようになりました。

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第一弾の配送では全スタッフに1日分のビタミン(グレープフルーツ味)24本入/1ケースが届けられました!外出できず、健康面にも影響がでるこの頃には非常にうれしい救援物資です。(メッセージカードつき!でほっこりします。)

まとめ

FRACTAではこうして、リモート環境下でも心身ともに健康に仕事ができるように取り組んでいます。もし自社で実施していなくて取り入れたいと思うものがあればぜひ実施していただき、みなさんの快適なリモートワークにつながれば幸いです。

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