タスクの海に溺れるな…!FRACTAのタスク管理・工数管理の話
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タスクの海に溺れるな…!FRACTAのタスク管理・工数管理の話

FRACTA |トータルブランディングパートナー

こんにちは!FRACTA CSV局の村中です。

以前、FRACTAのナレッジ共有文化についてご紹介しました◎

今回は、複数のプロジェクトが同時進行するFRACTAでの「タスク管理・工数管理」について、どんな風に行っているかや使いこなすコツについて書きたいと思います◎

複数プロジェクトが同時に走る!タスクの抜け漏れを防ぐには

FRACTAでは、One by Oneというブランド伴走型支援サービスを中心に、常に複数のプロジェクトが同時進行しています。職種によって担当するプロジェクト数には多少差はありますが、ディレクターでは6〜7件のプロジェクトが同時進行するなんてことも珍しくありません。

そう、マルチタスクなんてもんじゃないくらいマルチタスクなのです…。
何もしなければタスクの海に溺れてしまいます…怖い…

それに加えて、FRACTAはプロジェクトごとにチームを組んで進行していきます。1人で進めるわけではないので、自分のタスクが遅れれば当然チームメンバーにも影響が出てきます。。良心が痛む…
そのため、プロジェクトの進行状況を常にチームで共有しておく必要がありますね。

チームマネジメントにもセルフマネジメントにも

タスクの海に溺れないために!!!!
FRACTAでは、タスク管理および工数管理のためにWrikeというサービスを使用しています。

Wrikeは2006年にアメリカで設立され、全世界で使われているプロジェクト管理ツールです。
表示方法や連携アプリが豊富な上、機能もたくさんあるため自社の業務に合わせて使い方をカスタマイズができるところが魅力です。

スペース、フォルダー、プロジェクト、タスク、サブタスクで構成されており、用途ごとに分類してプロジェクト管理やタスク管理が行なえます。

Wrikeの基本構造(Wrikeユーザーマニュアルより引用)

FRACTAでは、One by Oneの進行中案件、完了案件、社内案件、部署ごとのタスクとしてスペースを分け、その中にプロジェクトを立ててタスク管理をしています。
「今どんなプロジェクトがどれだけ走っているのか」また「それぞれのプロジェクトに誰がアサインされているのか」の全体像が一覧で把握できます。

また、個人としても同時進行している複数のプロジェクトのなかでタスクの優先順位を付け、タスクの抜け漏れを防ぐためにとても有効です◎
タスクに対して実際にどのくらい時間(工数)がかかったかを登録することができるので、自分の仕事のなかでどのタスクにどれだけ時間がかかったかを分析し、効率化につなげるきっかけにもなります!

Wrikeを使いこなすポイント

とはいえ、Wrikeは多機能が故にまだうまく使いこなせていないかも…というメンバーもいます。
そこで、特に「Wrikeをうまく使えていない」人向けに、超個人的なWrikeを使いこなすためのポイントをいくつかご紹介します!

その1 ブラウザよりも断然アプリがおすすめ!

ブラウザだと結構動作がもっさりして使いにくいなんて声が社内から聞こえてきます。デスクトップアプリをインストールすれば、だいぶ動きがスムーズになります◎
また、スマートフォン用アプリもあるので移動中に自分の持ちタスクを確認したり、メンバーからの確認依頼にコメントしたりすることも可能です。

その2 「私のやること」を確認しよう!

とっても基本的なところですが、「私のやること」という機能が便利です。プロジェクトを横断して、今自分が持っているタスクを期限日付きで確認できます。ここを一つずつ実行していけば、タスクの抜け漏れが解消できます◎(もちろん、やるべきタスクがWrikeに登録されていることが大前提で…!)

その3 Slackと連携しよう!

FRACTAでは主なコミュニケーションツールとして、Slackを活用しています。WrikeとSlackは連携できるんです!!
Wrikeに登録しているフォルダやプロジェクトごとに連携先のSlackチャンネルを登録でき、タスクに変更があった際に該当のSlackチャンネルに通知を飛ばせます。新規タスク追加時、ステータス更新時、期限更新時、新規添付があった時、コメントがついた時など細かく設定できますが、全部選択すると通知が多すぎて嫌になるので(笑)、個人的なおすすめは新規タスク追加時と新規コメントのみの通知設定です。
また、Slackチャンネルから直接Wrikeにタスクを追加することも可能です!便利!!

以上です。
まだまだ便利な機能や細かいコツはたくさんありますが、まずは触りということで…!(興味があったらお声がけくださいね)

今後も自分たちの仕事を楽にして質を上げていくために、より良い・よりFRACTAに合った活用法を模索していければと思います!
続編をお楽しみに…!(超未定…)

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